Mnohým z nás kteří vedou elektronickou spisovou službu, se pomalu blíží období, kdy budeme předávat dokumenty archivům prostřednictvím elektronické skartace. Vzhledem k této skutečnosti se začíná objevovat stále více dotazů, jak to vlastně budeme dělat. Objevují se nové pojmy, o kterých si málo kdo umí udělat představu o co vlastně jde.

Nově budou data, která jsou evidována v elektronické spisové službě, předávána archivům výhradně v digitální  podobě. Vyvstává před námi otázka, jak  bude takové skartační řízení vlastně probíhat?

Původce zašle u dokumentů, kterým již uplynula skartační lhůta, stejně jako doposud archivu průvodní dopis. Nicméně jeho součástí již nebude jako obvykle přílohou seznam dokumentů určených ke skartaci, či předání do archivu, ale tato příloha, která byla doposud v listinné podobě, bude tvořena tzv. souhrnem SIP balíčků (Submission Information Package) vytvořených elektronickou spisovou službou.

Co si ovšem máme představit pod pojmem SIP balíček? Často se o něm mluví, ale nikdo nemá představu, co to vlastně je. Jak si ho představit? Jak vlastně vzniká?

SIP balíček tvoří samotný digitální dokument, včetně jeho popisných a doplňujících metadat. Metadata jsou záznamy všech operací prováděných s dokumentem.

 

Schéma SIP balíčku

 

Vzhledem k tomu, že takových SIP balíčků bude velké množství, nebude s ohledem na jejich velikost možné zasílání datovou schránkou. Bude nutné použít jako přílohu datový nosič. Tyto SIP balíčky vytvořené elektronickou spisovou službou budou obsahovat pouze metadata, bez samotných datových souborů. SIP balíček musí být vytvořen pro každý jednotlivý spis či dokument samostatně, pokud je vložen přímo do věcné skupiny.

Správnost SIP balíčku lze ověřit prostřednictvím aplikace VALIDÁTOR SIP zde.

Přílohou skartačního protokolu bude seznam dokumentů vybraných za archiválie a dokumentů určených ke zničení tvořený seznamem zpracovatelným v tabulkovém procesoru a strojově čitelným dle Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESS). Tento soubor si původce načte do své elektronické spisové služby, která automaticky vyznačí dokumenty vybrané za archiválie a ty které jsou určeny ke zničení.

Ty dokumenty, které byly vybrány za archiválie, původce předá opět v podobě SIP balíčku. Tentokrát již budou SIP balíčky obsahovat i datové soubory. Datové soubory musí být ve stanoveném výstupním formátu. Ověřovací test zda jsou v současné době vaše datové soubory v pořádku, naleznete zde.

Archiv převezme od původce dokumenty vybrané za archiválie pomocí aplikace ePřejímky zde.

V případě chyby v některém z balíčků SIP, bude celá přejímka odmítnuta. Zpět příslušnému archivu Národní archiv předá podklady pro evidenci vnějších změn a datový soubor dle NSESS obsahující identifikátory digitálního archivu. Soubor příslušný archiv postoupí jako součást záznamu o předání původci.

Proto je nezbytně nutné vést elektronickou spisovou službu se všemi náležitostmi již nyní a při každé práci s dokumentem v elektronické spisové službě velmi pečlivě dodržovat stanovené úkony. Předejdete tak mnohým problémům během nadcházejících skartačních řízení.


Copyright © 2014. All Rights Reserved.

SlideBar