Zjišťujete, že vedení vaší spisové služby něco chybí a přemýšlíte nad změnou?

 

Náš nový seriál vám pomůže postupně krok za krokem najít cestu jak se s tímto problémem vypořádat a mít  veškeré dokumenty účelně a i s ohledem na platnou legislativu vedené ve Spisové službě.

Tento seriál vzniká na základě konkrétního požadavku jedné státní instituce,  která svoji spisovou agendu nechala běžet bez ohledu na změny legislativy  už od roku  2008.

 

Když tento požadavek přišel, bylo mi jasné, že musíme tento spisový „gordický uzel“ začít odmotávat postupně a vlastně od samotného začátku.

 

Pokud jste na tom podobně, začněme hledat cestu k co nejrychlejší a také efektivní nápravě spolu.

 

A tak si společně položme několik základních otázek týkající se stávajícího stavu našich spisových  agend:

 

1. Kdy byl vydán Spisový řád a spisový plán?

 

-  pokud se váš  Spisový řád a Spisový plán pyšní datem před rokem 2012, tak bude potřebovat rozsáhlou úpravu dle současné platné legislativy, zkontrolujte si také, zda máte ve Spisovém plánu veškeré dokumenty, které ve své agendě vedete  s odpovídajícími skartačními znaky a lhůtami.

 

2. Vedeme agendu elektronicky, nebo v listinné podobě?

 

- tady je nutné si zjistit,  jaká jste vlastně organizace, zda máme volbu mezi listinnou a elektronickou evidencí, nebo je jednoznačná povinnost vést agendu pouze elektronicky, což je v současné době také nejefektivnější řešení

 

3. Jaký máme systém elektronické spisové služby?

 

-  nejde jen o to mít „nějakou“ elektronickou spisovou službu, ale takovou, která odpovídá Národnímu standardu pro SSL a bude schopná zrealizovat i předání dokumentů v elektronické podobě do digitálního archivu

 

4. Kde a jak ukládáme dokumenty, které již nepotřebujeme pro aktuální agendu, ale ještě je nechceme skartovat ani předat archivu?

 

-  máme spisovnu, příruční archiv, jaké jsou tam podmínky pro uchování dokumentů, jaké jsou elektronická úložiště dokumentů, jak je máme zabezpečeny, zda řešíme kybernetickou bezpečnost

 

 

V další části našeho seriálu se tedy společně podíváme důkladně na to, jaká je vlastně platná legislativa a jak ji zapracovat do našich dokumentů tak, aby náš Spisový řád i spisové znaky a skartační lhůty byly v pořádku.  

 

Nicméně pokud je vaše Spisová služba složitější a nevíte si rady, neváhejte nás kontaktovat a společně rozklíčujeme vaše zdánlivě neřišitelné problémy tak, aby byla vaše Spisová služba v pořádku a zároveň vám zjednodušila každodenné práci. 

 

Copyright © 2014. All Rights Reserved.

SlideBar