Životní cyklus dokumentu trvá od vzniku dokumentu až po jeho skartaci či zánik. Dokument může vzniknout různými způsoby a v různých formách (listinné, elektronické). Za svůj život může dokument svoji formu samozřejmě dále měnit. Důležité je zaevidovat veškeré činnosti a akce, které v souvislosti s dokumentem nastanou. K tomu nám mohou pomoci různé informační systémy spisové služby. Díky evidenci je poté možno doložit celou historii dokumentu a tím i jeho pravost.

 

Pojďme si nyní vše vysvětlit pěkně od začátku.

 

Tím kdo dokument vytvořil, tzv. původcem dokumentu, může být například samotný úřad. Jak jsem již řekl na začátku, dokument může vzniknout v listinné či elektronické podobě.

 

Listinná forma. Pokud dokument existuje v listinné formě, v informačním systému evidujeme pouze data o něm, jeho evidenční kartu. K této kartě můžeme volitelně přidat i naskenovaný obraz dokumentu. Mějme ale na paměti, že pokud je originál listinný, jeho elektronický obraz nebude mít právní váhu či jiné náležitosti.

 

Elektronická forma. Originál je v elektronické formě, tudíž jej můžeme k evidenční kartě v systému připojit. Takovýto dokument je plnohodnotný originál a podle toho s ním můžeme i nakládat.

 

Pro převod mezi listinnou a elektronickou formou dokumentu slouží tzv. autorizovaná konverze. Díky autorizované konverzi je při převodu dokument doplněn o tzv. ověřovací doložku. Touto doložkou je způsobeno právě to, že nově vzniklá forma dokumentu může být považována za originál a neztrácí svoji právní váhu. Původní forma dokumentu ale již originálem není (nelze mít dva originály!). Původní forma může být uchována jako např. příloha dokumentu.

 

Evidence

 

Nyní, když jsme si vyjasnili, v jakých formách může dokument vzniknout, pojďme se podívat, jak dojde k jeho zaevidování do informačního systému spisové služby. Pokud „původcem“ dokumentu není samotný úřad, je mu dokument doručen na podatelnu jedním z následujících způsobů: osobně, kurýrní přepravou, listinnou poštou, elektronickou poštou nebo datovou schránkou. Při příjmu takového (cizího) dokumentu je třeba dostupnými prostředky ověřit jeho pravost. Může dojít například ke kontrole totožnosti původce v případě listinné formy. V případě elektronické formy dokumentu kontrolujeme elektronický podpis, ale také případné počítačové viry. Po přijetí dokumentu dojde k jeho zaevidování. Zde již může být ona cesta cizího i vlastního dokumentu stejná.

Přijatý/vzniklý dokument je třeba řádně zaevidovat. K tomu nám pomůže tzv. evidenční karta dokumentu, která nese ty nejdůležitější informace o něm. Naše první data o dokumentu vepíšeme právě do této karty v systému. Tuto kartu si představme jako tabulku. Dokumentu je v prvé řadě přidělen unikátní identifikátor, aby jej bylo možné kdykoliv dohledat (identifikátor může systém vygenerovat sám). Dále jsou dokumentu přidělena data o tom, kdy byl vytvořen, kým, počet stran a například také počet příloh. V neposlední řadě je nutné přiřadit dokumentu správný spisový znak a lhůtu dle našeho spisového řádu a plánu (spisový znak určuje druh dokumentu, zdali se jedná o daňové přiznání nebo například o právní normu).

Nyní může být k dokumentu přiložen i jeho elektronický obraz, aby do něj bylo možné nahlížet. Pokud je dokument v listinné formě, můžeme do systému vložit jeho skenovanou kopii – pozor, obyčejně skenovaný dokument není autorizovaná konverze. V některých případech může být dokument evidován i bez elektronického obrazu, pokud jej nemáme k dispozici nebo pokud to dovoluje náš spisový řád.

 

Operace s dokumenty

 

Pokud byl náš dokument řádně přijat/vytvořen a zaevidován, nezbývá než jej dostat na místo určení, aby mohl splnit svůj účel, pro který byl vytvořen. Dokument může být předáván v rámci našeho úřadu a nebo v rámci jednotlivých spisových uzlů (obor finanční, stavební, atd.). Až se dostane ke konkrétním osobám, které jsou kompetentní pro práci s tímto dokumentem. Veškerá tato předání jsou evidována v informačním systému.

Nyní, pokud je dokument v rukou svého adresáta, je možné vykonat některé z mnoha operací s dokumenty. Nejčastěji se jedná o schválení či vyřízení dokumentu, připojení přílohy nebo elektronického podpisu a odeslání dokumentu jiné veřejnoprávní instituci nebo zpět svému odesilateli (při odesílání dokumentu mimo úřad vždy připojujeme elektronický podpis). Samozřejmě činností s dokumenty je mnohem více, neopomíjejme konverze, výpůjčky či připojení dalších nástrojů pro zvýšení důvěryhodnosti. Informační systémy spisové služby se snaží zachytit a zaznamenat vznik veškerých aktivit u dokumentů a nabízejí širokou škálu operací s nimi.

Co když ale dokument v našem úřadu došel na konec své cesty? V případě, že již do dokumentu není potřeba dále nahlížet a pouze ze zákona je třeba jej po určitou dobu uchovávat, je úřad povinen poskytnout dokumentu takovéto místo odpočinku. Místo, kde musí být dokumenty ze zákona uchovávány, se nazývá spisovna (spisovna by měla být místnost uzpůsobená k uchování dokumentů, co se týče například odolnosti vůči povětrnostním vlivům nebo zcizení). I ze spisovny se dá dokument stále ještě vypůjčit k nahlédnutí. Poté ovšem již dochází k jeho archivaci v archivu po dobu stanovenou spisovým řádem a plánem. Pracovníci národního archívu vyzvednou dokumenty, záznamová média ze spisoven jednotlivých úřadů a odvezou je do archivu. Doslova uvolnit místo ve spisovně lze i na vyžádání úřadu. Po uplynutí archivační doby jsou dokumenty archivem skartovány a zničeny. Pro skartaci dokumentu je nutné zavolat příslušnou skartační firmu, které je třeba předat náš skartační návrh. Po skartaci uchováváme skartační protokol.

 

Data o dokumentech

 

Vysvětlení jedné důležité věci v tomto životním cyklu jsem ale doposud opomíjel. Jsou to právě data o dokumentech, ve kterých tkví část spisové služby. Už od vzniku dokumentu (vyplnění evidenční karty), při každém předání dokumentu a činnosti, která se jej týká, dochází k uchovávání dat o dokumentu. Tato data se nazývají metadata a jsou v podstatě životopisem dokumentu, který píše informační systém spisové služby. Je to z toho důvodu, že jeho úkolem je nejen zajistit životní cyklus dokumentu, ale také jeho evidenci. Tato metadata si dokument nese stále sebou, jsou spolu s ním odesílána i archivována, mohou totiž být nevyvratitelným důkazem jeho pravosti. Ke kontrole metadat, a tím i pravosti dokumentu, dochází při některých závažnějších operacích s dokumentem, např. přijetí dokumentu do archivu. O tom, zdali náš dokument bude přijat, se můžeme dozvědět na internetových stránkách Národního Digitální Archivu, který zde nabízí možnost kontroly.


Copyright © 2014. All Rights Reserved.

SlideBar