Kdo je povinen vykonávat spisovou službu a v jakém rozsahu? Vše je uvedeno v zákoně 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, v oblasti výkonu spisové služby a archivnictví.

Jak již název napovídá, tento zákon byl mnohokrát upraven, aby nám dnes mohl naše otázky zodpovědět. Nejprve se tedy podíváme na první část otázky, a tou je „KDO“.

 

Dle § 3 odstavce 1, je stanovena skupina veřejnoprávních subjektů, jako nositelů povinnosti uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií. Jsou to tito:

 

a) organizační složky státu,

b) ozbrojené síly,

c) bezpečnostní sbory,

d) státní příspěvkové organizace,

e) státní podniky,

f) územní samosprávní celky,

g) organizační složky územních samosprávních celků, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k zákonu,

h) právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávními celky, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k zákonu,

i) vysoké školy,

j) školy a jiná školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (dále jen „školy“),

k) zdravotní pojišťovny,

l) veřejné výzkumné instituce,

m) právnické osoby zřízené zákonem.

 

Nyní nám zbývá určit rozsah, v jakém jsou veřejnoprávní subjekty povinny vykonávat spisovou službu. Ta totiž může být vedena v plném rozsahu (odborná správa dokumentů vzniklých z jejich činnosti nebo z činnosti jejich právních předchůdců zahrnuje řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností) a v rozsahu omezeném.

 

Do výkonu spisové služby (dále jen SSL) v plném rozsahu spadají tito:

 

a) veřejnoprávní původci z předchozího výčtu pod písmeny a) až e), i) a k) až m),

b) kraje,

c) hlavní město Praha,

d) obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem,

e) městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působností obce se stavebním nebo matričním úřadem.

 

Ostatní obce (bez pověřeného obecního úřadu, bez stavebního úřadu a bez matričního úřadu), které nespadají do plného rozsahu SSL, vykonávají spisovou službu také, ale v rozsahu omezeném. Toto omezení spočívá pouze v tom, že v budově kde je umístěna spisovna nebo správní archiv, nemusí být splněny specifické prostorové, provozní a bezpečnostní podmínky (např. prostory nemusí být chráněny před povodněmi a jiným působením přírodních vlivů nebo jevů vyvolaných člověkem apod.). Všechny ostatní podmínky rozsahu výkonu spisové služby musí tzv. „ostatní obce“ splňovat.

 

Následující výčet nám uvádí, zdali musí být SSL vykonávána v elektronické podobě, nebo má subjekt možnost volby mezi elektronickou a listinnou SSL.

- Kraj

  výkon SSL v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby

 

- Hlavní město Praha

  výkon SSL v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby

 

- Obce s pověřeným obecním úřadem, obce se stavebním úřadem, obce s matričním úřadem

  výkon SSL v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě – tj. možnost volby

 

Zvláštní výjimku tvoří utajované dokumenty. V těchto případech totiž lze vykonávat SSL v listinné podobě nebo v elektronickém systému SSL, který je součástí informačního systému pro nakládání s utajovanými informacemi a splňuje podmínky stanovené národním standardem.

 

 

 

Copyright © 2014. All Rights Reserved.

SlideBar