Spisovkáři - MVČR zřizuje datové schránky

 

MVČR – rozšiřuje okruh subjektů, kterým do 1. 7. 2017 zřídí datovou schránku (DS) orgánu veřejné moci, o školy a školská zařízení. Protože se jedná o právnické osoby, jimž byla svěřena působnost v oblasti veřejné správy (rozhodují o právech v oblasti školství). Jako orgán veřejné moci (OVM) musí mít škola zřízenu datovou schránku (schránku typu OVM). Zřizování datových schránek proběhne automaticky a není třeba o ni nijak žádat. Tuto schránku je škola povinna využívat pro komunikaci jak s ostatními OVM, tak například s uchazeči o studium. Výhodou schránky typu OVM může být např. to, že zprávy z ní odeslané jsou zdarma. O zřízení datové schránky typu OVM se školy dozví tak, že jim budou doručeny přístupové údaje a to nevyššímu představiteli organizace (pravděpodobně řediteli).

 

U škol, které již datovou schránku mají, bude stávající datová schránka ponechána a dojde pouze ke změně jejího typu (z právnické osoby na typ OVM).

Zřizování DS zahájí MŠMT změnou zápisu v registru osob a v registru práv a povinností – zapíše školu jako OVM. Následující postup je již automatický a obsahuje zřízení schránky a doručení přístupových údajů.

 

Datová schránka není nic jiného než způsob komunikace v elektronické podobě. K datové zprávě přidáváme přílohu, nejčastěji ve formátu PDF, a odesíláme ji prostřednictvím portálu „https://www.mojedatovaschranka.cz“. Portál v podstatě představuje jednoduché uživatelské prostředí, ve kterém vidíme doručené a odeslané zprávy; umožňuje vytvářet zprávy a nastavit datovou schránku. Lze nastavit jak přístupové údaje do schránky, tak například avizaci došlé datové zprávy např. formou e-mailu nebo SMS. Pro účely výuky práce s DS je možné použít i e-learning datových schránek „http://www.isdstest.cz“.

 

Jako OVM budou mít školy a školská zařízení pravomoc provádět konverzi dokumentů z moci úřední. Tedy prostřednictvím portálu czechPOINT@office budou moci převést dokument (pouze pro svoji potřebu) z elektronické formy do listinné a tuto konverzi ztvrdit svým vlastním podpisem.

 

Informační systém datových schránek sebou nese také několik nevýhod, jako je například omezená životnost datové zprávy v DS. Zprávy se totiž po 90 dnech mažou bez ohledu na to, jestli jsme si tyto zprávy přečetli, nebo ne. Nejlepší možností je tak napojení elektronické spisové služby na datovou schránku nebo konverze datových zpráv do podoby listinné a uchování souboru ve formátu ZFO na disku v počítači.

 

Uložení zprávy a konverze

V portálu „http://www.mojedatovaschranka.cz“ jednoduše vybereme přijatou zprávu a zvolíme uložit (můžeme uložit pouze přílohu nebo celou zprávu). Formát ZFO, ve kterém se nám datová zpráva uloží, není čitelný běžnými programy, které máme v počítači. K dispozici je však zdarma dostupný nástroj FormFiller od společnosti Software 602, který umožňuje zprávy číst stejným způsobem jako v portálu DS. V datové zprávě máme vždy volbu konvertovat. Stisknutím tohoto tlačítka dojde k odeslání zprávy na konverzní server a uživateli je vygenerován 10-ti místný kód, který společně s dokladem totožnosti přinese na kontaktní místo CzechPOINT (úřad, poštu). Tam mu vydají již zkonvertovaný dokument. Dokument lze ke konverzi přinést i na paměťovém zařízení bez předchozího odeslání na konverzní server. Aktuální cena konverze na kontaktním místě czechPOINT je 30 Kč za jednu stranu dokumentu. Uložené datové zprávy ve formátu ZFO potom uchováváme po dobu nejméně tří let.

 

Pohodlnější volbou je spisová služba v elektronické podobě, kterou lze přímo napojit na datovou schránku. Datové zprávy jsou automaticky přejímány do spisové služby a ukládány na databázový server. Jsou tak v bezpečí před smazáním v ISDS a odpadají nám veškeré starosti s konverzí dokumentů.

 

Do příplatkové výbavy k DS patří datový trezor. Za kapacitu zpráv a dobu, po kterou jsou zprávy v trezoru uchovávány, však musíme zaplatit. V případě velkého objemu datových zpráv, např. 5000 zpráv, je částka, kterou za trezor zaplatíme řádově 100 000 Kč. Navíc datový trezor přesto, že zprávy bezpečně uchovává,nenahrazuje spisovou službu, ani neposkytuje žádnou evidenci čísel jednacích.

Další příplatkovou výbavou je mobilní aplikace, která nám umožňuje lépe zabezpečit přístup do datové schránky a to tak, že si s její pomocí před každým přihlášením vygenerujeme jednorázové heslo do DS.

 

 


Copyright © 2014. All Rights Reserved.

SlideBar